做“活”合同
每年的10月至12月，不仅是顺天府最忙碌的日子，也是各零售企业最繁忙的时候，在这个时间段，零售企业要和所有的供货商签署一年一度最重要的年终合同，而一份份年终合同，将基本决定下一个年度零售企业的盈利情况。商品价格、销售返点、供货时间、付款时间，这些决定双方利益的合同条款，都要在这个时候谈判敲定。
今年，顺天府除了和供应商签一般的纸质合同外，还有一项很重要的工作就是推进与供应商之间签订电子合同的事情。在今年8月底，顺天府首先与联合利华服务(合肥)有限公司北京分公司签订了第一份电子促销合同，主要内容是顺天府十周年店庆期间与联合利华之间的促销协议。这份合同，也是电子签名法通过审批后的第一份电子合同。
为什么顺天府要做第一个吃螃蟹的人？李东升说，这绝不是为了炒作，而是解决了顺天府最头疼的难题之一：合同管理。“一份年终合同就有一本书那么厚，再加上各种各样的促销合同，与一家供应商的合同就能装满一个档案袋。顺天府仅主要的供货商就有700家~800家，我们有10年的历史，每年有数千份合同被堆积在档案柜中。像我这样身材的人，一次也只能抱起20份档案袋，要查找一份档案就更麻烦了。而且，这样的文本合同，在录入和审核过程中耗费的时间，也影响了我们对合同的分析和审核。”由于查找困难，有可能直接影响到下一年签订合同的准确性，可能一不小心今年拿到的优惠和价格可能还没有几年前的好。造成这种结果的原因有可能是疏忽大意，也有可能是非正常的行为，在以前只能靠人工的审核、校验、统计、预计去防范可能发生的各种问题。但所有的合同不能仅仅凭记忆来判断它的准确性，利用电子合同就可以很好地解决这一问题。
制订电子合同，顺天府并不是只想把合同无纸化，把它变成文档保存，更重要的是合同的数据直接写入ERP系统，在合同签署之前就能根据数据库的分析，判断出这份合同是不是有利的、正确的。因此，顺天府与书生公司一拍即合，借助书生的智能文档可以很容易的创建出合同范本，合同中的数据可以直接进入数据库，在签订前可以查询，当双方确认后，各自盖上数字图章，合同即刻正式生效。而对于供货商来说，只需下载免费的客户端软件，并加盖一枚数字图章，就可以完成电子合同。如果顺天府推行得顺利，在明年4月电子合同法正式生效后，它将与供货商全面签署电子合同。
