成功CEO使会议卓有成效的关键因素

   2023-10-05 互联网2020

    在《卓有成效的管理者》(The Effective Executive)一书中,杜拉克极为精辟地指出:“卓有成效的管理者,知道他们能从会议中得到什么,也知道会议的目的是什么或应该是什么。他会自问:”我们为什么要有这次会议?是为了某项决策?是为了宣布什么?还是为了厘清我们应该做些什么?‘他会在事前想清楚会议的目的,想清楚要求什么报告,以及想清楚简报的用意。他一定坚持开会必须有所真正贡献。“

    斯隆被杜拉克以“大师”称之,乃是在会议开始时,会先说明会议的目的和要求达成的贡献。他会尽其所能,确使会议能达成初始目的。他绝不会使会议成为摆龙门阵的机会,任大家随便发言。当然,如果会议的目的是在激发大家的思考与创见,他也不会仅让某人滔滔不绝。他会刺激每一位与会人员的发言兴趣。但是在会议结束之前,史隆又会回到开场白所介绍的主题,使会议所获的结论与主题相符,以确保成为“卓有成效的会议”。

    四项建议

    会议要能卓有成效,CEO要能主持卓有成效的会议,除了参考世界级的企业与CEO的作法外,我提供四项的实务观察与建议,供作参考。

    一、缺乏远见:未开会之前充分地厘清会议的主题、目的及所要的成果,能召开会前会、筹备会。唯有远见,才不致近忧。

    二、人数过多:参加会议的人数过多,以至于效能、效率均不彰。适当的人数,适当的时数,才能焦点集中,专注有效。

    三、组织不健全:会议过多,充分说明了组织不健全,或职务设计的不当,属于结构的问题,须解构组织重新设计,否则再多的会议,也无法对症下药。

 
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