第三阶段:增强能力
到这个阶段,你的成员已经学会你所传授的技能,但是还没有完全熟练,融入日常行为中。换句话说,每当他们依据新的行为准则行事时,总是觉得不对劲。然而,到达这个实验阶段,就是对你个人的一大挑战。增强能力阶段是个充满困惑、抗拒和冲突的阶段。
前两个阶段的运用方式,对你可能并不造成太多的困扰,因为团队成员还是把你视为老师,向你学习,而你也仍然保留大部分的领导权。你的成员想知道团队的运作方式,和应具备的行为模式,而你也一五一十地告诉他们。了解团队工作的好处之后,他们现在要亲自体验其中的乐趣,心中一定有相当程度的期待。可是一旦他们从“后知后觉”阶段进入“增强能力”阶段时,会发现事实与期望差距过大。许多向来在开会时不闻不问的人,就会开始说出心里的话。而这些话,常常有许多是不中听的。尤其是当这些想法伴随着郁结许久的愤怒、挫折、怨恨,或敌意时,会更加难以入耳。你过去一再要他们积极发言;现在你及其它每位成员,更必须仔细倾听。
要有耐心,用心倾听,并一再强调团队成员应该遵循的理想行为模式,并尽可能把每一个问题变成共同的问题来讨论。假如有成员直接向你挑衅,例如:“都是你把我们害得这么惨!”,可请教对方为什么会“惨”,然后询问其它成员的感受。如果成员有七位,至少会有两位的反应和你一样,而且因为此反应是来自平辈的同事,对挑衅成员所造成的冲击也会比较大。提醒团队成员在回馈意见时,对事不对人。要求他们要具体批评,不论是正面或负面的评价。而且在开口说话前,都要站在对方的立场想一想。换句话说,鼓励团队成员将心比心,为对方设想。
解决成员之间的冲突时,首先要找出问题的症结。如果你能明确界定问题,找出解决办法,要解决冲突并不困难。往往你需要解决的问题就是冲突本身。在你和成员共同努力,找出问题症结后,接下来就要探讨背后的原因和可行的解决之道。试着找出彼此的共识:这个团队要完成什么使命?我们可以期待什么样的结果?一旦你的成员弄清楚问题的核心,接下来你的职责就是传授他们解决问题的技巧。
以下是解决问题的三个步骤:
界定问题
要有弹性。在你搜集资料时,对问题的看法可能会和当初有所不同,而需要重新再界定。
搜集资料
分析各方事实和意见后,看看问题是否已明确界定,或必须从另一个角度重新来看。
脑力激荡
在投影幕或白板上,把大家的想法用丛集图画出,使成员对各种想法都能一目了然。脑力激荡时不要删掉任何意见,或试图推销你自己的想法。等所有的办法都记下来后,成员应该共同过滤、讨论、删减,并筛选最合适的方案。在这个过程中,要鼓励成员贡献所长,并且敞开心胸,接纳不同的意见。同时,不要对成员的对错做任何的判断,鼓励大家多多发言,再从中寻找共识;肯定正面的言行,说明负面言行的严重性;每一个解决方案都要详细讨论利弊得失,并每隔一段时间总结已达成共识的部分。
重点:
把共识视为过程,而非结果;投票表决,才是结果。所有想法都必须充分表达,让每个人能充分了解。讨论过程远比达成结论更为重要。在增强能力阶段,你最重要的职责之一是抗拒亲自帮团队解决问题的诱惑。鼓励成员多朝几个方向来思考,让他们知道最安全的办法,不一定就是最好的。引导他们——你已经不再是他们的老师——发展可行的行动方案。强调他们必须为自己所做的决定负责,也必须自己清除防碍行动的障碍。实现行动方案是他们的所应负起的责任。
要达到这个“增强能力”的阶段,你可以看得出来,对他们而言,这是相当痛苦的阶段。因为传统的权力框架,或许不怎么样,但至少是他们熟悉的方式。在传统的权力架构逐渐改变时,他们的反应一点也不让人意外。当你听到成员开始问出下面这些问题时,你不禁会自问,这些冲突和敌意,到底从何而来?这些问题包括“这到底是谁的主意?”、“谁让你来管理这个团队的?”、“你只会告诉别人怎么做,你有什么资格来主持我们的会议?”
再次强调,要有耐心,告诉成员这种冲突和抗拒行为,在团队的形成过程中是正常的,你可以利用团队的使命宣言把成员的方向再度凝聚,不要气馁,继续向前走。在“增强能力”阶段推动的过程中,团队成员会要求你让他们回到过去的状况,或要求你至少按照以前的方式,为他们做一件事。虽然成员的确需要你,而且他们要求你做的事,对你而言,轻而易举,再加上想到他们一路过来的辛苦过程,你会忍不住帮助他们。但是,切记!抗拒这个诱惑吧!否则会得不偿失。
同样地,让每一个问题变成整个团体共同探讨的主题,把解决问题的责任丢给成员,要他们自己负责。事实上,就算你想要回到过去,也回不去了。团队成员已经尝到了独立和权力的滋味,他们能够用不同的方式来挑战自己和其他成员,也发展出和你应对的新模式,就算他们想要放弃,也放弃不了。而且,你们双方虽然还没有深刻体认到这一点,但是你们绝对不会想要放弃这个工作团队的计划。但雪上加霜的是,此时,生产力会大为降低。因此,对高层主管而言,这个团队发展的第三个阶段,也是一个痛苦的阶段。此时如果高层主管插手,认为这个工作团队的想法在公司内行不通,他会夺去你的权力,劝你考虑另谋他就,你的下场就会非常悲惨。因为你几乎已把你的权力授权给团队,他们这时不可能再把权力还给你,而你的主管也会责备你须为一切不利结果负责。
注意:在开始推动建立工作团队时,千万要让高层主管了解,生产力一定会因此下降,这是成员初期互相冲突所导致不可避免的结果。至于生产力会下降多少、时间多长、成员彼此要继续争吵到什么时候等,都得看你给他们的训练能否承受建立团队的挑战、你的角色是否能成功地从经理人转换成教练、协调者或促成者,及高层主管对你充分支持的程度。
在团队建立的初期,最重要的是开创先例,教导必要的行为技巧。在接下来的抗拒与冲突阶段,大部分重点应该摆在人身上。你就如同教练,下指令给成员后,现在是成员表现的时间了。然而,你还是要尽力协助成员转换成自我管理的团队。在这个过程中,你整个人都会接受前所未有的挑战。团队发展的最后阶段则表示团队成功的转型。他们不再是一群共事的人,他们是一个紧密结合的工作团队。他们不再需要你扮演教师和教练的角色,你的角色该转换成协调者、促成者、及顾问的角色了。




