企业内部控制设计(三)(doc3691字)

   2023-01-12 互联网8050
核心提示:  三、内部控制的组合  上述内部控制要素,按照不同的标志可以组合成不同的集合,也即按照不同分类标准可以划分为不同的类别

  三、内部控制的组合

  上述内部控制要素,按照不同的标志可以组合成不同的集合,也即按照不同分类标准可以划分为不同的类别形态,籍此可以揭示不同形式内部控制的特徵和功能。内部控制的组合方式或者分类形式,除了按照控制目标为标志,划分为会计控制和管理控制外(见上文),还可按照其他标志组合为下列类别。

  (一) 按照控制内容为标志,可划分为一般控制和应用控制

  1.一般控制

  一般控制,是指对企业经营活动赖以进行的内部环境所实施的总体控制,因而亦称基础控制或环境控制。它包括组织控制、人员控制、业务记录以及内部审计等项内容。这类控制的特徵,是并不直接地作用於企业的生产经营活动,而是通过应用控制对全部业务活动产生影响。

  2.应用控制

  应用控制,是指直接作用於企业生产经营业务活动的具体控制,因此亦称业务控制,如业务处理程式中的批准与授权、审核与复核、以及为保证资产安全而采用的限制接近等项控制。这类控制的特徵,在於它们构成了生产经营业务处理程式的一部分,并都具有防止和纠正一种或几种错弊的作用。

  (二)按照控制地位为标志,可划分为主导性控制和补偿性控

  1.主导性控制

  主导性控制,是指为实现某项控制目标而首先实施的控制。如凭证连续编号可以保证所有业务活动都得到记录和反映,因此,凭证连续号对於保证业务记录的完整性就是主导性控制。在正常情况下,主导性控制能够防止错弊的发生,但如果主导性控制存在缺陷,不能正常运行时,就必须有其他的控制措施进行补充。

  2.补偿性控制

  补偿性控制,就是指能够全部或部分弭补主导性控制缺陷的控制。就上例而言,如果凭证没有连续编号,有些业务活动就可能得不到记录。这时,实施凭证、账证、账账之间的严格核对,就可以基本上保证业务记录的完整性,避免遗漏重大的业务事项。因此,"核对"相对於凭证"连续编号"来说,就是保证业务记录完整性的一项补偿性控制。

  (三)按照控制功能为标志,可划分为预防式控制和侦察式控制

  l.预防式控制

  预防式控制,是指为防止错误和非法行为的发生,或尽量减少其发生机会所进行的一种控制。它主要解决"如何能够在一开始就防止错弊的发生"这个问题。例如对业务人员事先作出明确的指示和实施严格的现场监督,就能避免误解指令和发生错弊。

  2.侦察式控制

  侦察式控制,是指为及时查明已发生的错误和非法行为或增强发现错弊机会的能力所进行的各项控制。它主要是解决"如果错弊仍然发生,如何查明"的问题。例如,通过账账核对、实物盘点,以发现记账错误和货物短缺等。

  (四)按照控制时序为标志,可划分为原因控制、程序控制和结果控制

  1.原因控制

  原因控制,也称事先控制,是指企业单位为防止人力、物力、财力等资源在质和量上发生偏差,而在行为发生之前所实施的内部控制。例如领取现金支票前的核准、报销费用前的审批等。

  2.程序控制

  程序控制,也称事中控制,是指企业单位在生产经营活动过程中针对正在发生的行为所进行的控制。例如,对生产过程中使用材料的核算,对在制造产品的监督和对加工工艺的记录等。

  3.结果控制

  结果控制,也称事後控制,是指企业单位针对生产经营活动的 最终结果而采取的各项控制措施,例如对产出产品的质量进行检验, 对产品数量加以验收和记录等。

  此外,内部控制还可按照管理目标、业务回圈和职能部门等标志,划分为相应类别的组合形式。需要说明的是,各种类型的内部控制,在实际工作中多是交叉存在的。同一种内部控制措施,在不同划分标志下,也可转化为不同的类型形态。

  四、内部控制的局限

  内部控制作为企业自我调节和自行制约的内在机制,处於单位中枢神经系统的重要位置,可以说没有健全完善的内部控制,就很难组织起现代化的社会大生产活动,也就谈不上现代化的企业生产和经营管理。健全有效的内部控制,不仅能保证企业会计资讯的真实正确、财务收支的有效合法和财产物资的安全完整,还能保证企业经营活动的效率性、效果性以及企业经营决策和国家法律法规的贯彻执行。但任何事物都不是尽善尽美的,内部控制也同样存在其固有的、不可避免的局限性。一般而言,内部控制的局限性主要表现为:

  1.如果企业内部行使控制职能的管理人员滥用职权、蓄意营私舞弊,即使具有设计良好的内部控制,也不会发挥其应有的效能。内部控制作为企业管理的一个组成部分,它理所当然地要按照其管理人员的意图运行,尤其是企业负责人的决策更是起决定作用。决策出了问题,贯彻决策人意图的内部控制也就失去了应有的控制效能。

  2.如果企业内部不相容职务的人员相互串通作弊,与此相关的内部控制就会失去作用。内部控制的一条重要原则就是将不相容职务进行分离。在实际工作中,如果处於不相容职务上的有关人员相互串通、相互勾结,失去了不同职务相互制约的基本前提,内部控制也就很难发挥作用。

  3.如果企业内部行使控制职能的人员素质不适应岗位要求,也会影响内部控制功能的正常发挥。内部控制是由人建立的,也要由人来行使的,如果企业内部行使控制职能的人员在心理上、技能上和行为芳式上未能达到实施内部控制的基本要求,对内部控制的程式或措施经常误解、误判,那麽再好的内部控制也很难充分发挥作用。

  4.企业实施内部控制的成本效益问题也会影响其效能。控制环节越多、控制措施越复杂,相应的控制成本也就越高,同时也会影响企业生产经营活动的效率。因此,在设计和实施内部控制时,企业必然要考虑控制成本与控制效果之比。当实施某项业务的控制成本大於控制效果而产生损失时,就没有必要设置控制环节或控制措施,这样某些小错弊的发生就可能得不到控制。

  5.内部控制一般都是针对经常而重复发生的业务而设置的,而且一旦设置就具有相对稳定性,因此如果出现不经常发生或未预计到的经济业务,原有控制就可能不适用,临时控制 (如实行专门的审批、报告和执行程式来处理临时性或突发性业务)则可能不及时,从而影响内部控制的作用。

  第二讲 国外内部控制范例在管理和审计实践中,公司企业、政府机构和会计师事务所根据各自理解,制定了各种形式的内部控制系统。下面我们选择西方市场经济发达国家的若干代表性实例,藉以进一步分析和借鉴其内容和形式。

  一、洛杉矶会计局内部控制验证方案

  本内部控制验证方案,由洛杉矶县(County of Los Angeles)会计局制订,作为政府各部门评价和改善本单位内部控制的叁考。整套方案按照业务领域,划分为以下9套具体的验证方案:(1)现金;(2)信用基金;(3)收入;(4)支出;(5)工资;(6)差旅费;(7)物资供应;(8)固定资产;(9)电脑系统。该会计局要求,各部门应该首先按照其中的内部控制调查表,验证本单位的内部控制系统,然後针对发现的薄弱环节,提出改进方案及实施日期,并汇总编制《内部控制弱点及改进方案》,最後连同部门领导签署的《财务控制验证表》,一并呈交洛杉矶县会计局。

  二、美国Washoe县内部控制手册

  美国Washoe县内部控制程式手册,作为叁考工具提供给本地的各政府部门,以供其建立和执行有效的内部控制。本内部控制程式手册,包括6个主要回圈:(1)收入;(2)采购和现金支出;(3)资产和设备;(4)预算;(5)工资支付;(6)存货。下面列示其收入回圈"收集并交存收入业务"的控制手册。

  收集并交存收入业务控制手册

  财务人员收到支票後必须马上进行背书。

  控制原因:该控制通过减少支票的流动性,以减少偷窃发生的可能性。

  及时汇集各部门的现金收入。

  控制原因:该控制可以减少员工偷窃现金的机会,并集中现金管理的责任。

  定期将所有的现金收入存入银行。

  控制原因:如果不及时把现金存入银行,就会增大偷窃的可能性,而且,也得不到存款利息。最好是在下一个工作日之前及时存入所收现金,除非收入的现金极少,可不存入银行。

  保证所有的现金和支票,在存入银行之前妥善保管。如果收入必须过夜,必须保存在安全设施中。

  控制原因:该控制能够限制未被授权的人,接近尚未存入银行的收入。

  当前的价目表应该按照要求通知顾客,或在每个部门公开张贴。

  控制原因:这可防止雇员向顾客索取超额费用。

  鼓励顾客索取所有业务票据。

  控制原因:这可以防止收款人员少记销售数量,从中谋取利益。

  收取现金或预备存款的雇员,必须同记录或核准本业务的人员责任分离。

  控制原因:此可防止一个人收取现金,并改变记录,以隐藏贪污行为。

  负责整理硬币的职员,应该在每份包装物上签注数额。

  控制原因:此可便於清查硬币溢缺错误。

  去银行交存现金的人员在途中应受到适当保护。如果存款数量巨大,应考虑是否雇用银行押款前来提取存款。

  控制原因:此可保证存款人和存款的安全性。

  如果使用银行押款车和保险箱,应由银行押款人员和本公司雇员同时打开保险箱。

  控制原因:用公司内、外职员同时监视保险箱,可以防止违规接触保险箱中的物品。

  收取每笔存款的票据证明(如银行存款单、转账凭单等),并送交负责银行对账的人员,或者同出纳员进行核对。

  控制原因:如果以後银行记录与公司记录不符,该控制可以提出足够的证据与银行对证。

  禁止雇员或顾客在收款台兑现个人支票。

  控制原因:此可防止雇员通过个人支票提取现金,并掩盖差异舞弊,也可以减少收取无效支票的风险。

  禁止接收远期支票

  控制原因:如果将远期支票提前交存银行会产生托收问题,而公司每天要把现金收入存入银行,不得持有和保存原期支票。

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