会议是人们为了达到一定的目的，聚在一起交流思想或规划行动的一种活动，是一个组织沟通情况、联络感情、统一思想、明确工作、讨论问题、制定计划、协调工作的重要手段。据统计，一个领导者每周大约有3/7的时间是在会议桌旁度过的，许多专业人士发现他们每周有一半时间花在各种会议上。会议对于一个组织不可避免，会议的作用无以取代。然而，开会是件麻烦的事。
麻烦一、会上讲话的人在顾自讲话，不讲话的人在打瞌睡；
麻烦二、除发言人以外，其余的人都不知道他在讲什么；
麻烦三、争论者喋喋不休，最后谁也不同意谁的意见；
麻烦四，看似很认真的作了会议记录，实则虚掷了几小时的光阴…… 很多人认同这样一种观点，大多数会议浪费时间，效果欠佳，劳而无功！要提高会议的效果，不掌握一定的开会技巧是不行的。本教练课程提供了对于那些关心提高会议效果的组织和团队大为有用的，从计划会议到评估会议的整个过程应如何改进的建议。
会议准备
1、 基本问题 ：①会议的目的是什么②会议预期的结果是什么③有没有必要通过开会来达到上述目的和结果④谁应该参加会议⑤被邀请参会者之间有什么关系⑥会议的议程是什么⑦可能会什么意想不到的问题发生⑧完不成会议任务时的补救措施
[有效工具]会议的主要目的是……
会议的结束前应达到的结果是……
会议的议程是……（包括到会领导，会议内容，有关信息，会议过程，时间控制等）
会议成本=参加人数×小时×每小时平均创造价值 + 会议费用 2、 会前热身：指开会前就要完成的工作，包括：宣传会议的目的、重要性强调参加会议前应作的准备提供背景资料或资料来源
2、 布置会场：会场的布置对会议的效果影响很大。可以有效地缩短会议时间，对10人以上的会议来说更加重要
[有效工具]确定会场布置要求确定会场布置人员会场布置人员讨论并决定工作流程会场布置人员按要求和计划布置好会场
会议推动
会议守则：对会议做出一些规定可以给会议重点突出。如：
◆规定有些人必须参加……
◆争论应对事不对人……
◆只讨论与会议主题有关的问题
◆对会议情况严守秘密
◆按时开始并按时结束对付迟到：宣布一个"特别"的会议时间（如8：47）以强调准时的必要性，让迟到的人找不到座位，建立一个为大家买茶点的"迟到者基金"；对付早退：一开始就宣布结束时间并询问是否有人有时间冲突。
◆不受外界干扰有时团队成员重复出入会场，接收信息，或处理突发事件。
预防措施是：将会议地点安排在远离办公室的地方，会议之前询问时间是否恰当，使打扰程度降到最小。
◆对违规行为有大家认同的反对方式如敲三下桌子、阶段性检查会议进程等。
◆ 会议之后对会议进行评估 角色分工 分派角色可调动参会人的参与兴趣和提高会议效率
◆作为教练的主持人：客观地引导会议
◆共同的主持人：帮助主持人
◆主持人助理：负责活页挂图、白板书写和演示
◆记录员：作会议记录
◆监督员：监督会议过程，如是否跑题，控制时间
◆观察员：使会议得以持续并作会后评估
会议主持人的3项基本工作1、掌握会议的方向和时间2、动员与会者的参与和投入3、随时掌握会议动态，协调会议中的冲突与矛盾
论及议题：在会议中论及，但与当前议题无直接关系，主持人助理可把这些议题专门记录在一个活页挂图上。
会议签到：这是保证会议效率的一个小技巧，可以让参与者一开始就参与进来。在会议正式开始前，可引导大家交流会议议题相关信息，为整个会议奠定了基调。所以这是一个不可忽视的价值非凡的步骤。
白板记录：可以在白板上进行也可以用大白纸或活页代替白板，由主持人助理记录下会议的内容。
其作用表现在如下几个方面：
◆整个会议过程有可效性和透明度
◆避免人为的理解错误
◆每个人更加准确表达自己意思和对自己所言负责
◆不会遗漏重要内容
◆后来者也能知道会议进度
◆使会议重点突出
◆帮助参会者和记录员作笔记
◆增强会议的生动性和参与兴趣
[诀窍]尽量把参会者的话（至少是要点和关键词）都记下来尽量让更多的人充当主持人助理应专门有一个"论及议题"的特定区域多几个颜色的彩色笔并分层次用不同的颜色记录书写清晰大方，让大家都能看得见
结束会议：当如下问题变得明朗时可结束会议
1、 已解决什么问题？
2、 已做出什么决定？
3、 还留下什么问题？
4、 要采取什么行动？
5、 下次的会议日程是什么？
6、 还有没有其他问题？
一个有效率的会议，会议重点应放在目标与行动纲领上，而劣质低效的会议往往把时间用在交换信息而非决策行动纲领上。
会议记录的内容主要是记录会议的决议，而不是描述会议的讨论过程，必须把重点放在事情的决策上。会议记录在分发与会者前，领导应先过目。
会议评估
直接对话、书面调查或二者结合。
团队中由发言时间分配造成的有人话多有人话少的现象，同时说明团队成员对任务或关系理解不清，团队成员之间沟通不畅。
如果相对于其他行为，总体反映水平很强烈（即能明显看出大家对别人的言论有所反应），说明团体比较开放和外向，大家没有束缚，愿意发表自己的意见，相互能支持。如果意见中又以赞同的意见为主，说明大家鼓励、支持同事，对别人发言抱积极态度。
如果总体的反应水平不热烈，说明团体比较封闭和内向。大家可能对工作不感兴趣，或是同其他成员不和，不愿为团体出力。如果意见主要是互相反对，说明关系紧张，竞争激烈，人们互相拆台。
[亮点透视] 会议主持人
1、 在开会的时候，一定要有会议主持人，其任务如前所述。
团队领导可以出任会议主持人，但也可由其他团队成员担任会议主持人，最好让每个人轮流主持会议。这样，既可以增进大家主持会议的技巧，进而改善会议质量，又因为每个人都有主持团队的经验，都了解维持会议效率的难处，所以在别人担任主持人主持团队会议时，也就会设身处地地为当事人着想。
2、 如果团队成员对会议方法很注意，大家也互相照顾，开会就只需要注意发言时间的安排就够了。但在多数场合，主持人必须随时掌握发言时间的分配才能保证会议达成目标。
3、 主持人应时刻注意团队会议中，常常会出现的下列非正常情况：
◆一个团队成员总是说得比别人多，把持了会议，这样对其他人、对讨论问题都不利。这种人个性比较强，对别人影响大，大家都让他三分。一旦他们把持了会议，别人就不想发言了，但也不听他们的，结果呢，会议的性质和议题就完全改变了，变成一个人在唱独角戏。丝毫不能解决问题。
◆一个团队出现两个或更多常把持会议的人，局面就更加复杂。他们互相争夺发言时间，互相打断。结果会议变成他们几位比赛口才的场所，其他人都成了旁观者。他们一分高下成了最主要的课题，讨论什么就不值得一提了。
◆团队中很少有打断别人发言的。也许你认为这是个好现象，说明大家挺自觉，对别人也挺关照。但有时也不一定，因为可能是团队缺乏活力，或者都不积极参与。一点都不打断，说明人们过于谨慎或者发生了什么事。例如团队的某些做法迫使人们互相提防，或者对讨论的问题持消极态度——烦躁厌恶、漠不关心。
为了保证想说要紧事的人有机会说话，废话太多的人少说一点，主持人在管理团队发言时，要重点了解：谁发言最多？谁基本上不发言？谁曾想发言但被人挡掉？发言时间这样分配合适吗？谁应该多发言？有人管理时间分配吗？执行结果怎么样？
4、主持人应努力创造一种公开化的气氛，鼓励人们把负面情感表示出来，避免因积累起来的问题而造成团队之间严重的沟通障碍。举行定期的评议会，采取轮流发言的形式，让大家都有机会审视自己的感觉并在团队内交流。
主持人临场发挥
1、否定和敌对"这行不通。"
让小组对否定的意见进行评述，如："在座的其他人有什么别的看法？"
"我想你可能是对的，不过现在让我们再看看所掌握的事实和证据吧？"
2、自以为是"在这个项目上我比在座的所有人钻研的时间都长……"
"我是经济学博士，所以……"
对："让我们先研究一下事实吧。"
"这方面的另一位权威人士的意见是……"
3、支配欲强不断地脱口而出各种想法和问题，企图控制会议进程。
对："你能概括地讲一下你的主要观点吗？"
"我欣赏你的评论，不过我们再来听听别人的意见。"
"有趣的观点。能帮助我们理解一下与主题的联系吗？"
还可以让他去当书记员，或者利用会议规章，或者寻求大家的努力，减少他的说话机会。
4、插话别人没说完之前就开始发表意见。
对："等一下好吗？让陈先生讲完如何？"
5、解释"小李刚才真正的意思是……"
"小李对于这个问题是这么说的……"
对："让我们听听小李自己是怎么说的吧。小李，说说你的想法。"
"小李，你会这么反应？"
"小李，你是否认为古平完全理解了你的意思？"
6、长舌妇"好像有规定你不能……"
"我想我听到财务经理是这么说的……"
对："有谁能证明这一点吗？"
"在没有确定这个消息的准确性之前，我们不能把大家的时间用在这上面。"
7、悄悄话两个人单独议论。
◆走近这两个人，用眼神询问或暗示。
◆停止演讲使会场寂静，问他们是否要将谈话内容与大家分享。
◆礼貌地请私语者等会议结束后再继续他们的谈话。
8、沉默分神看报纸，东张西望。
摇头晃脑，坐立不安。
隔一段时间就将他们拉进讨论中来，问他们问题来确定他们有多少兴趣、合作性和专业性，但又不使他 们难堪。假如仍不奏效，在中间休息时再与他们沟通。
[附]会议分类
一、 传统会议种类繁多，常见的有汇报会、学习会、研讨会、宣讲会、答辩会、联谊会、鉴定会、业务会、公判会、生活会、理论研讨会、经验交流会、现场办公会、新闻发布会等等。
接照会议的内容和形式来分，会议有以下几种：
（一） 以是否涉外为标准，有：
1、国内会议，即没有外国代表参加的、纯属国内事务方面的会议；
2、国际会议，即政治、经济、文化等领域的各种涉外会议。它又可分为政府间的会议和民间会议；双边会议和多边会议等多种形式。
（二） 以是否定期召开为标准，有：
1、例会，也称常会，指在规定时间内定期召开的会议；
2、临时会议，即为处理偶然出现的事件和问题而不定期召开的会议。
（三） 以会议规模为标准，有：
1、大型会议，一般指1000人以上参加的会议；
2、中型会议，即数十人、数百人参加的会议；
3、小型会议，即参加人数较少的会议。
（四） 以会议级别为标准，有：
1、首脑会议，即由各国首脑参加的会议；
2、中央一级的会议，一般指由中央机关或组织召集的全国性、跨省性会议。
3、地方一级会议，由各级地方机关或组织召集的各种会议。
（五） 以开会的方式为标准，有现场会、电话会、电视会、广播会等；
（六） 以会议程序为标准，有预备会议、分组会议、正式会议、全体会议等。
（七） 以会议召集主体为标准，有：
1、党组织召集的会议，如党员代表大会、党支部会议等；
2、国家权力机关召集的会议，如各级人民代表大会会议、常务委员会会议等；
3、国家行政机关召集的会议，如国务院全体会议，省长办公会议；
4、国家司法机关召集的会议，如人民法院审判委员会会议、人民检察院检察委员会会议等。
5、民主党派、社会团体召集的会议，如民盟中央全国代表大会、妇女联合会会议等；
6、企事业单位召集的会议，如职工代表大会、工会会员代表大会等；
7、群众组织召集的会议，如村民委员会会议、城镇居民代表大会等。
（八） 以会议性质和具体功能为标准，有：
1、协商决策型会议。这种会议主要是为了解决和处理某种问题，把有关人员召集起来研究对策、讨论计划、制定措施。因此，它有两个显著特点，一是"议"，即与会代表对所议问题充分发表意见和看法，各抒己见，畅所欲言；二是"决"，即在综合、集中大家意见的基础上，最后做出相应决议。
2、信息收发型会议，其作用是交流信息，互通情报，承上启下，联系左右。它又可分为三种：（1）上情下达，即上级对下级传达指示、发布消息；（2）下情上达，即下级向上级反映问题，汇报工作；（3）多向交流，即与会者互相学习，共同提高。
3、分工协调型会议。凡是有关落实任务、协调关系、解决矛盾等方面的会议，都属于这类会议。它有两种形式：（1）指令性分工协调会议，即上级召集下级开会，在会议上做出的决议，下级必须无条件服从和执行；（2）约定性分工协调会议，通常由平等双方或多方约定召开，通过商谈、对话达成协议。
4、动员激励型会议。其目的在于阐明形势、鼓舞士气、振奋精神，调动提高广大群众的工作热情和积极性。
5、总结评比型会议。其任务是回顾过去、总结经验、展望未来、提出希望。这种类型的会议，往往不是议事性的，在很大程度上属于礼仪性质。
二、 团队会议
一般团队会议可分为例行会与非例行会。
例行会主要有晨会、周会、双周会、每月会议、年度会议等。晨会是团队成员每天早晨在开始工作前5分钟到10分钟的聚会，主要是为了沟通情况，安排当天的工作次序，提出并解决一些问题。周会则是团队在每周举行的例行会议，用以检查每周的工作成果，讨论未来的工作计划，研究一些重要问题，一般要事先拟订议程，会议时间约1小时。
非例行会主要用来解决一些非常性问题和重大问题，又称中心工作会议。
根据目的特点的不同，会议还可发为如下几种类型：
①成立会，即团队成立时举行的初次会议。
②调查会，主要是为了深入了解情况，调查、汇报、分析、交流。
③研究会，诸如发展战略研讨会、新产品开发会就属于这一类。
④解决问题会，这种会议往往在问题已经充分暴露，并经过充分的调查、研究、解决问题的方法已大致成熟的条件下召开的，目的是为了解决问题，做出决策，安排执行。
⑤传达会，主要是承上启下，阐明形势与背景，传达方针与政策，促进贯彻与执行，激励大家的士气，进行宣传与教育。
⑥协调会，主要是跨部门团队为了协调部门的工作或者一般性团队为了解决队员工作之间的衔接问题而召开的会议。
⑦总结会，主要包括工作总结、成果评价、批评或表彰、团队结束会议等。
[附2]解决问题型会议程序
1、 陈述你对存在问题的理解，要求实事求是，用词准确，论据支持。
2、 分析问题可能的原因，要求列出尽可能多的原因。
3、 如何解决这些问题？提出你的办法。
4、 解决这些问题的最佳方案是什么？
