三、要善于抓住主要问题。
谈话必须突出重点，扼要紧凑。一方面，领导本人要以身作则，在一般的礼节性问候之后，便迅速转入正题，阐明问题实质；另一方面，也要部下养成这种谈话习惯。要知道，多言是对信息实质不理解的表现，是谈话效率的大敌。
四、要善于表达对谈话的兴趣和热情。
正因为谈话是双边活动，一方对另一方的讲述予以积极、适当的反馈，能使谈话者更津津乐道，从而使谈话愈加融洽、深入。因此，领导者在听取部下讲述时，应注意自己的态度，充分利用一切手段——表情、姿态、插语和感叹词等——来表达出自己对部下讲话内容的兴趣和对这次谈话的热情。在这种情况下，领导者微微的一笑，赞同的一点头，充满热情的一个“好”字，‘都是对部下谈话的最有力的鼓励。
五、要善于掌握评论的分寸。
在听取部下讲述时，领导不应发表评论性意见。若要作评论，应放在谈话末尾，并且作为结论性的意见，措词 要有分寸，表达要谨慎，要采取劝告和建议的形式，以易于部下采纳接受。
六、要善于克制自己，避免冲动。
部下在反映情况时，常会忽然批评、抱怨起某些事情，而这在客观上又正是在指责领导自己。这时领导要头脑冷静、清醒，不要一时激动，自己也滔滔不绝地讲起来，甚至为自己辩解。
七、要善于利用谈话中的停顿。
部下在讲述中出现停顿，有两种情况，须分别对待。第一种停顿是故意的，它是部下为检查一下领导对他讲话的反应、印象，引起领导作出评论而做的。这时，领导有必要给予一般性的插语，以鼓励他进一步讲述。第二种停顿是思维突然中断引起的，这时，领导最好采用“反响提问法”来接通原来的思路。其方法就是用提问的形式重复部下刚才讲的话。例如，部下刚讲到：“新机器停止运行了……”，出现突然停顿，领导就应问：“那么，这意味着新的机器停止运行了！”在这种情况下，说任何其他问题都会改变说话者原来的思路。
