在艰难的经济时期里，IS单位了解和管理它们的开支是非常必要的。控制整体拥有成本（TCO）需要评估和管理。每个控制TCO的的阶段需要具有连贯性，从而使它成为通讯、关系管理和管理的共同要素。
TCO评估的价值
Gartner始终强调：\"你不能管理你还没有评估的。\"这已经和Gartner的TCO方法论一起被实施在开支管理中，同样还包括有性能评估（IT平衡记分卡）和整体机会成本（TVO）。这样的实践创造了从开始到结束全过程中的关键点。开展研究能让我们发现关键IT进程的强项和弱点，包括资产、变动管理、技术支持、运作和财政管理。
这是一个非常重要的研究过程。TCO评估的最终报告显示了客户公司提高服务质量和减少开支的能力。这相当有价值，但是真正的挑战是实现目标和评估所带来的收益。这往往需要额外的工作和开销。仅仅做评估是不能完成工作的--它只是一个开始。成本管理将TCO评估作为IS实践的外在因素来使用，相反的，成本控制主要是一个内部IS项目。
管理成本
一旦成本已经评估完成，下一个顺理成章的步骤就是在服务级别需求中管理它们。我们的管理目标是确定下一个级别的管理，看你的提案是否值得关注、认可和投资。TCO是实现这一目标的根本。成功的IT成本管理的关键，就在于定义良好的关系管理和管理规划。至少，关系管理结合了通讯、变革和项目管理。
通讯领域把TCO作为混合语来使用以提高IT成本（像复杂性和最佳实践的缺乏）的知晓性。它的目标是教育和包含。期望管理利用TCO来表示服务级别和成本之间、劳动和资本之间、直接和间接成本之间、培训和帮助桌面之间的关系，还提供了其他在评估阶段获得的信息。
TCO经常被作为变革管理的催化剂，它能引导已经在管理进程中被认可项目的进展（或者是其中的短缺），此外，它还支持通讯和期望管理，是项目管理中迫在眉睫的技巧与任务。在通讯中，关键的论据是，如何利用TCO引导成本在IS单位和商业单位（BUs）之间转移。管理人员常常希望寻找他们的单位可以接受多少IT相关成本，以及这些成本应该如何更好的管理。
