如果收到新邮件，Outlook也会在右侧屏幕底部显示一个提醒框。除非看到高优先级的主题，否则我通常会视而不见。我们都会遇到这样两个难题：信息过剩和信息不足。信息过剩并不意味着我们获得了正确的信息，或者同合适的人员建立了联系。为了解决这一问题，我使用了SharePoint，该工具可以就特定项目创建协作网站，其中包含计划、日程、讨论板和其它各种信息。
目前，我已经为“思考周”(ThinkWeek)做好准备。今年5月，我将从微软离开一周，仔细阅读微软员工所撰写的100篇或更多论文，这些论文主要同微软和未来科技有关。“思考周”是我保持了12年的传统，过去只有我一个人阅读论文并发表评论，而现在这一过程已经全部数字化，并面向整个微软公开。通过这样的举措，我选择论文的效率大大提升，同时员工也可以实时看到我发表的评论。
微软目前拥有5万多名员工，因此当我思考“网络支付系统的未来如何”等问题时，我都会将它们写下来，而员工看到后就会发表他们自己的意见。SharePoint可以帮助我同更多公司员工取得联系，它就像是一个允许所有用户编辑和讨论的超级网站，如果出现你感兴趣的内容，SharePoint就会发出提醒。
另一个影响我工作效率的数字工具是桌面搜索，它改变了我访问PC、服务器和互联网上数据和信息的方式。随着大容量硬盘的出现以及网络带宽的增加，我的PC和服务器上已经存储了大量的信息，其中包括电子邮件、文档、媒体文件和通信数据库等等。桌面搜索的出现，使我在搜索一个文件时无需打开每个目录，而只要在工具条中输入搜索项即可。这样的体验同样适用于电子邮件地址和电话号码搜索。
报纸已经不再是我日常工作的重要组成部分，我阅读的90%新闻都来自于互联网。当出外参加会议时，我都会随身携带一台平板电脑，它与我办公室的电脑完全同步，因此我可以随时获得需要的所有文件。此外，我的平板电脑上还安装了一个名为“OneNote”的便笺记录和管理软件，所以我所有的便笺都采用了数字格式。
