第一步是确定约束因素。在一个工厂里，发现约束因素通常并不难。当我们在工作中心面对堆积如山的商品时，我们将发现这一点。如果一个企业发现自身存在生产能力过剩现象，或者发现自身各个部分的工作都未能充分发挥其潜能，那么有一个问题就是：我们生产出的产品都放到哪儿去了呢？当然，其中一部分会被贩卖给顾客，但大部分会积压在仓库里，在我们最终实现企业利润之前，这是个缓冲带。最后的一个工作中心是什么呢？它是市场，我们的顾客是我们利益实现系统中不可缺少的重要环节，事实上也是最重要的环节，因为它是最终将产品转化为利润的工作中心。因此，如果我们的企业存在生产能力过剩的现象，那么市场就是约束因素。
第二步是不断地改进和利用这些约束因素。这意味着要从约束因素中压榨出每一滴能量。例如市场是一个约束因素，我们利用它从而表明不是因为我们的行为不当或缺乏行动而丧失这个市场。我们能更加充分地利用市场约束因素，通过把我们的产品打包组合带进市场，从而创造最大企业利润。
第三步是使系统中的每一个方面都服从于我们利用约束因素的目标。我们需要实现利润系统各个方面的相互合作，相互协调从而有效地利用约束因素。无论约束因素是什么，这一条都是正确的。
第四步是改善约束因素。例如市场是约束因素，我们就能有多种途径改善它。最明显的办法莫过于更有效的广告宣传，或者简单地进行更多的广告宣传。这样，我们也能为产品发现新的市场。具体该怎么办呢？我们只要寻找这样的群体，使得我们的产品恰好能满足他们的需要。事实上，这就是有效利用市场的核心部分。
最后一步是返回第一步程序重新开始这个运作过程。这是实现循环的一步。如果没有这一步，我们企业内部的消极因素就会阻碍企业的进一步提高。
通过采用削减成本以实现利润最大化的方法往往导致失败，或者只是能够获得短期利润。事实上，削减成本的方法通常会削弱企业在市场上的竞争力，而它为企业带来的效益却是非常有限的。不过有一个更好的选择，我们可以根据约束理论所提供的五步运作程序不断改善企业的各个环节，这样我们就能在现在或将来达到利润最大化。
