如果不是中途接手这个项目，我还不知道这个项目进行到现在竟然是这样一种混乱无序的状态。客、我双方的意识都很混淆：整个项目不知道谁是项目赞助人。项目成员只知道项目完成后，目前的工作流程将会改变，但如何改变？多大改变？没有人知道；我从前项目经理口中得到的讯息是一切如期进行，但却从来没有收到过任何进度报告，更不用说定期的进度汇报；而从客户的立场来说，他们认为跟我公司签订了合约并付出一笔可观的项目管理费用后，整个项目就都会是我们公司负责，到项目完成后把系统移交给他们才是他们责任的开始。所以在客户的意识中，在项目的执行阶段，他们并没有任何的责任和工作需要处理。
当时我真希望能跟他们一样乐观！一个六千五百万美元的项目居然没有一个管理体系实是罕见。我知道这个项目将会是我一生事业中最大的考验，而成功的机会可以说等于0。
如何建立项目记录
避免上述情况出现的解决之道听起来很简单：建立项目记录。只要一签定合约，合约的交付职责项目经理一经接手，便应立即建立项目记录。建立项目记录不但是为了方便自己管理项目，也是为管理阶层，为所有项目涉及人能够有一份清楚的参照物并监督项目的进行情况。同时，为了能够把部分管理工作下放，这份项目记录也是整个项目中最重要的一环。
项目记录应该分门别类地包括以上内容。这些内容，有些需要在项目的启动阶段建立；部分内容是组员的指引；部分是用于表现项目的状态并须按项目进度时时更新，或按项目的进度和工作计划递增；最后，还需要建立每次的会议记录在项目记录的附件中，以使项目能够有一个规范。这样一来，就可以让新加入的组员一目了然地弄清楚项目经理的管理模式和要求，更可以让项目赞助人与其他涉及人在需要时很快清楚整个项目的状态……当然最重要的是能够让有关数据存案，以便日后能够作为参考之用。
