项目建议书是外包管理中最重要的文档，它既是企业选择外包业务的依据，也是企业选择外包服务商的依据，还是续后的监控、协调和管理外包过程的依据。
制订项目建议书首先要定义企业信息技术需求，并据此对所需的硬件、软件、服务、成本与时间等提出要求，这些要求必须是可以量化和测度的。
外包项目建议书大纲
一旦外包项目建议书制订出来，就要设法通知和鼓励外包服务商投标和相互竞争，要对外包服务商的标书进行评估，要平衡外包服务质量与外包成本，进而选择相对理想的外包服务方案，与一个或多个外包服务商签署外包合同。
外包合同也是外包管理最重要的文档之一，是控制外包服务商进而降低外包风险的主要杠杆。
围绕外包合同管理，主要涉及选择外包服务商、制定外包合同、签署外包合同、更新或终止外包合同等事项。
签署外包合同之后，企业信息技术部门的主要任务就转变为监测、评估和控制外包服务，协调最终用户和外包服务商之间的关系，保证外包服务到位，确保本企业的利益不受损害。
外包服务监控
（1）外包管理组织建设
企业与外包服务商之间的整合问题。整合可能发生在企业与外包服务商之间的界面、双方的信息技术部门乃至业务单元之间、双方的人员之间、双方的系统之间等多个层面。整合议题包括外包服务的规划、时间表的制定、管理结构、管理控制机制、管理技能、人际关系、交流和争议解决程序等。
外包双方的人员交流是一个敏感的问题。根据合同，企业信息技术部门的一些工作人员需要调配到外包服务商处工作，但具体哪些人员应调配出去、哪些人员应留下来、哪些人员应终止聘用合同，对于企业来说是一个相当伤脑筋的事情。对此，企业要通过充分的交流和适当的激励政策，劝说一些关键人物到外包服务商处而不是竞争对手那里工作，同时将最需要的人才留在企业内部。
