首先应当指定一位高级执行官，作为产品退货总负责人。这位管理者应当要求制定并定期修订一份退货管理手册，详细载明在发生退货事件时公司的政策与指导原则。手册中的内容应当由市场营销衍生而来。事实上，一次退货行动是基于“反向营销计划”（reverse-marketingplan）的。客户的满意和其他营销目标仍是最重要的；然而，这项任务是利用市场营销的技巧，处理从客户那里退回的产品。
退货事件发生后，负责产品退货的高级管理者应当任命一个反应小组，其中要有一个善于处理产品退货问题的专家，以处理日常产品退货事务。这个反应小组应当由事先从公司各领域选好的人员组成。小组成员的第一项任务，就是弄清情况的严重性。这种评估将帮助他们决定反应的速度和方式；在客户有受伤或致病的危险的情况下，这一评估特别有用。对问题严重性的错误判断，将导致无穷无尽的麻烦。在小组对情况进行评估后，它应当决定需要作出反应的程度，并决定哪种退货方式是有依据的。
这个小组还应当找出如何将产品重新推到市场上去的办法。一个理想的重新上市计划，应当由原先设计和推出这一产品的人员中的几个人负责制定和实施；计划可以包括再次确立品牌定位和建立市场份额的重新推介营销措施。
小组成员还应当留意竞争。1990年，当佩里尔资源公司（SourcePerrier）因其瓶装水被报道含苯而费力地在全球召回它的产品时，竞争对手们却获得了进展。佩里尔公司的脆弱导致了埃维安公司（Evian）的崛起和成为这一市场的主要竞争者；同时，圣·佩莱里诺公司、拉克鲁斯公司（LaCroix）及其他几家公司也获得了新生。
产品开发
如果高级管理者能对新产品开发过程中及产品开发以后的设计和质量，特别是安全问题加以关注，那么发生退货的可能性就会大大减小。产品开发小组应当经常翻阅老产品的历史记录：是否有过退货先例？有安全隐患吗？产品易于修理吗？这样做可以帮助管理者预测潜在的退货问题；也能帮助公司对新产品进行更精确的测试。
