李莹@本刊记者
王一涵是北京中艺博文化传播有限公司的执行董事，由于她的公司一直专注做中国国际画廊博览会项目，因此平日里她总要面临一些人的好奇：你们公司一年只做这么一件事，而博览会又只持续那么几天，那么一年的其他时间里你们都在做什么啊？
到2006年4月，王一涵和她的团队已经成功的组织了三届中国国际画廊博览会，从第一届时的白手起家到第三届时报名画廊多达200多家，整个博览会期间接待观众上万人次。2007年5月即将在北京国贸举行的第四届中国国际画廊博览会，其展览规模和参加画廊的规格又将有新的突破。当人们知道这样富有挑战性的项目竟然是由一个不到10人组成的团队承担的时候，很多人又很好奇的问她：你们调动的可是上百家著名的画廊和成千上万的观众啊，一个连10个人都不到的团队，哪来那么大的能量？
用小老鼠拖木锨的歇后语来形容王一涵所在的这个行业的特点也许最形象不过了。其实无论是画展、书展、房展还是车展，作为会展，准备周期长、组织团队精练、要调动整合的资源千头万绪是所有会展组织者要面临的问题。而会展作为一个服务行业，同时也是一个创意产业，除了市场具备的吸引力外，组织者还必须懂得怎样合理搭配资源，更好的推动展会发展。
因此在展会这样的项目运作中，组织者和各种要调动的资源之间似乎更像处于一种平衡木状态，一头是会展组织者的小团队，一头是庞大的需要整合的展商、媒体和观众资源，项目要成功，前者必须有四两拨千斤的能量，而支点就是组织者的资源整合和调动的能力。
以小博大
王一涵认为以小博大的原理很符合会展行业的特点，以自己公司为例，由于目前正处于发展阶段，正如外界所好奇的，公司上下一年的确只做这一件事情，从生存压力上来说，团队也必须精练，因此所谓的团队实际上可能只有两三个人甚至是单人作战。她介绍说，他们的工作周期基本是当上一届博览会结束后，公司会用一两个月的时间做经验总结，然后把信息回馈给客户，这既是与客户信息共享，也是与客户关系的一种维护。然后大家根据会展惯常要做的几大要素立马做不同分工，投入新一轮的工作，他们通常根据职能把团队划分为这样几个部门：招展部，负责邀请画廊参展，直接跟客户联系沟通；公关部，负责相关媒体的关系维护和联络，为展会和客户做好宣传；VIP部门负责找到有效的观众；还有推广部门负责学术活动，以此来提升自己的品牌。
当然在这样的项目中，由于团队力量有限，不可能事无巨细自己都来做，因此寻求外来帮助与合作是必须的，比如他们在筹备博览会的过程中就会把设计、接待等业务外包，让比自己专业的人来做自己不擅长的事情，“把其他相关的业务委托专业的公司去做，自己团队只做最核心的业务部分就够了。”她说。
服务也要质量
而对参展的画廊来说，是否要参加一个博览会，王一涵认为他们最看重的无非是这样几个问题：展会办的好不好？其他参展的画廊档次高不高？观众多不多？交易额怎样？因此组织者要根据他们的需求投其所好。
那么如何才能把展会做好呢？王一涵认为首先要有一个好的创意，制造一个好的概念，而这个概念在操作过程中则是由具体细节组成的，比如在展馆地点选择上、场地设计上、客户服务上……每一个细节都不偷工减料，“比如我通常会找业界最年轻有名的设计师来做设计；会根据参展人群的层次把画廊博览会放在北京国贸而不会选择农展馆；我们会帮客户预定到非常优惠折扣的酒店；现场服务要周到……”甚至在招待客人的酒会上用的红酒都要精挑细选，因为这些看似无关紧要的细节，很多参展的画廊都可能会看在眼里。
要保证博览会好的质量，组织者心态一定要平和，不能太急功近利。王一涵身处这个行业，看到很多博览会对客户不加筛选导致参展画廊水平良莠不齐，因此降低了展会的质量，甚至有的组织者为了眼前利益，把一些展位租赁给一些个体画家，“一个有质量的展会是决不允许画家以个人身份摆摊卖画的，因此我宁可展位空着也不会自降身价，损坏展会的整体档次。”
博弈与整合
当然，一个好的展会最直接的体现是是否有知名画廊来参展，因此邀请到业界甚至是世界一流的画廊来参展就是对组织者的一个挑战。而且通常知名画廊是不会轻易参加一个新的博览会的，更不可能参加一个名不见经传的博览会，王一涵在刚刚做博览会的时候，更多的是凭借自己在这个圈子的朋友关系积累资源，这种推荐方式可能比组织者直接的商业邀请更容易取得他们的信赖。而其他一些画廊在前一两届通常也会采取观望态度，会把其他参展商作为自己将来是否参展的参考物，尤其是一些发展中的画廊，在他们看来如果能跟世界一流的画廊一起参展，这对很多画廊来说认为是自己身价的提升，因此作为组织者无论如何也要请到世界级的画廊过来。
当然世界级的画廊也不是那么容易能请到的，这无论是对有强势政府资源支持的其他会展组织者还是对纯粹民营性质的画展组织者来说都同样是挑战。一些国际知名画廊即使同意参展，也可能恃宠而骄，会在场地、位置等方面提出自己的要求，甚至有些大牌画廊如果自己的要求得不到满足就以不参加展会相威胁，面对这种情况，王一涵认为如果提出各种细节条件的画廊是自己的核心客户，那就应该尽量满足他们的要求。
她更愿意把核心客户的这种强势理解为参展商和组织者之间实力的搏弈，尤其是目前国内会展少有国际影响力品牌的情况下，她对此更多的是理解，“这就是一个强者为王的时代，要提升你展会的品牌，就必须邀请到一流的参展商来参加，这样才能更好的吸引其他观望的优秀的参展商过来，所以有时候必须对苛刻的要求进行适当的妥协。”
当然，在这种搏弈中也让会展组织者越来越认识到品牌的重要性，因此他们也在整合外在资源的过程中，不断提高服务水平，提升自身品牌的影响力，让画廊不但愿意来，还愿意把他最好的产品在博览会上展示。为了提高博览会质量，王一涵他们从第二年起就对参展画廊进行遴选，尤其是第三届，在200多家中只挑选出97家。同时也相应的为客户提供一些交流和展示的平台，比如这次展览中，他们专门拿出120平米的展位面积邀请世界知名的画家现场作画，为客户提供观摩交流的机会，“如果把这些展位直接租赁出去，可能对我们来说是一笔不小的收入，但是做事情要想得长远一点，才能走得更长远。”她说。
当然画廊参展的最直接目的是卖出作品，因此作为组织者不但要有能力邀请他们来，而且还要帮助他们卖出，这样才能调动他们下届参展的积极性。
与其他一些展会注重规模和人气相比，画廊博览会面向的却是比较特殊的小众观众，因此王一涵认为根据这类展会的特点，组织者不但要整合上游资源，还要整合下游资源为上游的客户服务。组织者同时还要有针对性的邀请业界一些知名的收藏家来参加画展，促成他们之间的交易。还要制订适中的门票价格，让一些美术学院的学生也能够看的起这种展览，为这个市场培养潜在的从业者或客户。
