申请
按BIE规定，有意举办世博会的国家不得早于举办日期的9年，向BIE提出正式申请，并交纳10％的注册费。申请函包括开幕和闭幕日期、主题，以及组委会的法律地位。BIE将向各成员国政府通报这一申请，并告知他们自通报到达之日起6个月内提出他们是否参与竞争的意向。
考察
在提交初步申请的6个月后，BIE执行委员会主席将根据规定组织考察，以确保申请的可行性。考察活动由一位BIE副主席主持，若干名代表、专家及秘书长参加。所有费用由申办方承担。考察内容主要包括：主题及定义、开幕日期与期限、地点、面积（总面积，可分配给各参展商面积的上限与下限）、预期参观人数、财政可行性与财政保证措施、申办方计算参展成本及财政与物质配置的方法（以降低各参展国的成本）、对参展国的政策和措施保证、政府和有兴趣参与的各类组织的态度等。
投票
如果申办国的准备工作获得考察团各项的支持，全体会议将按常规在举办日期之前8年进行选择。如果申办国不止一个，全体会议将采取无记名方式投票表决。
若第一轮投票后，某国申请获2／3票数，该国即获得举办权。若任何申请均未获2／3票数，将再次举行投票，每次投票中票数最少的国家被淘汰，随后仍按2／3票数原则确定主办国。当只有两个国家竞争时，根据简单多数原则确定主办国。
注册
获得举办权的国家要根据BIE制订的一般规则与参展合约（草案）所确定的复审与接纳文件，对展览会进行注册。注册申请应在开幕日之前5年提交给BIE。这也是主办国政府开始通过外交渠道向其他国家发参展邀请的时间。注册意味着举办国政府正式承担其申请时提出的责任，认可BIE提出的标准，以确保世博会的有序发展，保护各成员国的利益。BIE在收到注册申请时，将向申办国政府收取90％的注册费，其金额按BIE全体会议通过的规则确定。
