12个月前
1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；
2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；
3、选定场地；(一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置)；
4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划；
9个月前
1、设计展览结构；
2、取得展览管理公司的设计批准；
3、选择并准备参展产品；
4、与国外潜在客户及目标顾客联络；
5、制作展览宣传册；
6个月前
1、以广告或邮件等进行推广活动；
2、确定旅行计划；
3、支付展场及其他所需服务的预先付款；
4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等,并准备必要的翻译；
5、安排展览期间翻译员；
6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销；
3个月前
1、继续追踪产品推广活动；
2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签，赠送索取样品的客商；
3、将展位结构设计做最后的决定；
4、计划访客回应处理程序；
5、训练参展员工；
6、排定展览期间的约谈；
7、安排展览现场或场外的招待会；
8、购买外汇；
四天前
1、将运货文件、展览说明书等额外影印本放入公事包；
2、搭乘飞机至目的地；
三天前
1、抵达，饭店登记；
2、视察展览厅及场地；
3、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；
4、指示运输承包商将物品运送至会场；
5、连络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；
6、与展览组织代表连络，告知通讯方法；
7、访问当地顾客；
