1.备有贵宾的照片。
2.依据贵宾搭乘的飞机班次，预先电询航空公司该班飞机是否准时或延迟，乘客名单中是否包括该位贵宾，他是否已坐上此班飞机等事项。
3.掌握前往机场的时间，务必要在飞机抵达前先到达机场。
4.在前往接机之前，接待人员应先行以海报纸明显写出贵宾姓名，粘好双面胶，在确定该班飞机已抵达，便可由接待人员拿着，以提醒贵宾的注意。
5.西方人在初次见面时的礼节习惯是拥抱．吻颊，应坦然接受，大方应对。而东方人，尤其是日本人一向多礼，在初次见面时，有时会致送一份见面礼，所以，最好预先准备手提袋，以免手足无措。我们佛教徒，则在任何场合，遇到贵宾时，均先以合掌、欠身、问讯为礼。如果对方已伸出手来，也不妨补以随顺握手，以免使得贵宾尴尬。
